Даже после принятия решения о необходимости систематизации работы и внедрении TMS (Transport Management System) системы остается вопрос:
«А кто у меня будет это делать?»
Многие собственники и руководители транспортных компаний совершают типичную ошибку при внедрении управленческих систем. На первый взгляд кажется логичным делегировать процесс выбора, изучения и запуска нового программного обеспечения тем сотрудникам, которые будут с ним работать. Однако это решение не всегда корректно, а иногда превращается в ловушку.
Суть проблемы в том, что у рядовых сотрудников функционально нет задачи управлять предприятием, нести ответственность за финансовые показатели работы и координацию всего оркестра подразделений. Налаживание бизнес-процессов и механика стратегического управления — это не их зона ответственности. Это прямая обязанность собственника и ТОП-руководителей.
Автоматизация и внедрение системы управленческого учета — это зона прямой заинтересованности тех, кто управляет компанией или получает долгосрочные дивиденды от её работы. Чтобы внедрение инноваций было предельно эффективным, участие управляющего звена в начальных этапах — это прямая необходимость. В противном случае бизнес рискует столкнуться с двумя фатальными последствиями:
- Остаться без современных инструментов управления;
- Невольно делегировать реальное управление сотрудникам, чьи личные интересы не всегда совпадают с долгосрочными целями бизнеса.
Два реальных кейса подтверждают это правило.
Кейс 1: «Неправильно делегировали — почти потеряли бизнес».
В Компании не было автоматизированного учёта: всё вели в Excel и на бумаге, хаотично. Понимая необходимость изменений, собственник передал принципиально принятое им решение о внедрении TMS на рядовых сотрудников без определения сроков и персональной ответственности. Те активно сопротивлялись: «Всё и так работает, зачем ломать? Нагрузка вырастет, а доплат не будет — мы уйдём. Мы 15 лет так работали и все нормально было».
Давление на собственника затормозило проект. Ситуация на рынке менялась — в компании все оставалось по-прежнему. Финансовые показатели компании продолжали ухудшаться. Понимая необходимость действий для спасения бизнеса, собственник с привлечением наших экспертов проводит первичный аудит бизнес-процессов и финансовых показателей. Результаты аудита выявляют несколько серых зон, в которых и лежала проблема — учет стоимости заказов и сроков оплаты, учет оборота топлива и запчастей, отсутствие возможности анализа предыдущих периодов.
Выводы анализа позволили выявить несколько злоупотреблений со стороны конкретных сотрудников, для которых «серая» зона была очень удобным рабочим местом. К сожалению, компания уже не смогла себе позволить инвестиции в развитие и отсутствие контроля привело к «снежному кому», который не позволил стабилизировать ситуацию и компания вынуждена была приостановить деятельность, сократить парк и вернуться к точке, где собственник сам выполнял большинство функций.
Кейс 2: Собственник включился — получил контроль и развитие.
В другой Компании ситуация была аналогичной: учёт в Excel и на бумаге. Собственник лично заинтересовался наведением порядка и внедрением прозрачных инструментов контроля перед уходом на пенсию и передачей бизнеса «детям».
Полная автоматизация заняла три месяца. Сразу вскрылось массовые злоупотребления ресурсами Компании как со стороны Водителей, так и со стороны офисных сотрудников. С кем-то даже пришлось расстаться по причине вскрывшихся злоупотреблений и откровенного саботажа внедрения системы.
Бизнес стал прозрачным, управляемым и значительно менее зависимым от конкретных исполнителей. Следующие изменения рыночных условий и ограничений позволили быстро адаптироваться и занять новую перспективную нишу без дополнительных потерь времени.
Вывод
Меняться или смириться, управлять или не управлять — это всегда осознанный выбор. Эффективное внедрение требует вовлечения первых лиц с самого начала. Иначе система не заработает или обнажит проблемы слишком поздно. Не стоит рассчитывать на другой результат, если вы работаете так, как работали 5-10 лет назад. Честно задайте себе этот вопрос, а мы поможем найти на него ответ.